Die Zeiterfassungssoftware wird immer mehr von kleineren wie auch mittleren Firmen genutzt. Der Benutzer loggt sich bei Arbeitsantritt einfach in die Software ein. In diesem Fall kann der Mitarbeiter entweder die Arbeitszeit selber eintippen oder diese wird von dem System selbstständig erfasst. Nachher erfasst die Software alle Arbeitszeiten oder führt eine automatische Zuteilung der Arbeitszeiten durch. Auf diese Weise können die Arbeitszeiten auf ihre Effektivität hin überprüft werden. Von der Zeiterfassungssoftware profitiert das Unternehmen vielseitig. Zum einen bietet diese den idealen Überblick über die Arbeitszeit des Personals und zum anderen können durch diese Personalkosten eingespart werden.

Warum ist ein Zeiterfassungssystem vorteilhaft?

Der Firmeninhaber ist aus gesetzlicher Sichtweise nicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verzeichnen. Doch das Gesetz verpflichtet dazu, die geleistete Mehrarbeit zu registrieren. Hierbei bleibt ihm selbst überlassen, ob er diese durch die Mitarbeiter dokumentieren lässt beziehungsweise ob er ein Zeiterfassungssystem in das Unternehmen einführt. Denn laut Gesetz muss die Zeiterfassung des Arbeitgebers es möglich machen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter überprüfen zu können. In größeren Betrieben kommen oft Missbräuche vor. Mitarbeiter tragen entweder falsche Arbeitszeiten ein oder lassen sich von den Kollegen die persönliche Chipkarte abstempeln, um mehr Arbeitsstunden vorzutäuschen. Deshalb stellt eine Zeiterfassungssoftware die ideale Möglichkeit dar, dies zu verhindern und die Arbeitszeiten ohne großen Arbeitsaufwand verlässlich zu notieren.

Kostenlose Zeiterfassungssoftware – für größere Unternehmen ungeeignet

Zwar werden diverse kostenfreie Zeiterfassungssoftware angeboten, aber diese können nur den Ansprüchen kleinerer Unternehmen mit wenigen Angestellten gerecht werden. Eine kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware ist daher für größere Unternehmen gewiss die sinnvollere Lösung. Denn solch eine Software hat diverse Auswertungsmöglichkeiten und einen viel größeren Funktionsumfang. Wird eine kostenpflichtige Software ausgesucht, wird meist dazu noch ein Support angeboten, der besonders bei technischen Problemen nützlich ist.

Vorteile der Zeiterfassungssoftware

Durch den Einsatz der Zeiterfassungssoftware werden sämtliche erforderlichen Daten geliefert, die zur Überprüfung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter erforderlich sind. Diese übernimmt wirkungsvoll die Aufgabe der Stempeluhr, die früher zum gleichen Zweck benutzt wurde. Während einst allerdings trotz der Stempeluhr sämtliche Arbeitszeiten umständlich berechnet werden mussten, übernimmt die Software ebenso jene Aufgabe und erspart dadurch vor allem kostbare Zeit. Dank dieser wird sehr schnell klar, welche Mitarbeiter zu spät kommen, wie viel Zeit für die Pausen eingelegt wird, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend sind und wie viele Überstunden bestehen. Die Software erlaubt sogar eine projektgesteuerte Zuteilung der Arbeitszeiten. Dank der Zeiterfassungssoftware ist es auch denkbar, mehrere Standorte zentral zu verwalten. Dies geschieht durch eine zentrale Verwaltung der Arbeitszeiten in einer gemeinsamen Datenbank. Im Unterschied zu einem elektronischen Zeiterfassungssystem bedeutet eine Zeiterfassungssoftware Kostensenkungen, weil diese im Vergleich zu der elektronischen Zeiterfassung erheblich günstiger ist. Daneben entfällt durch die Software die Beschaffung der Chipkarten, wodurch zusätzlich Geld gespart wird.